Algemene PVA info

Privacy protocol PVA

  avg

Privacy protocol Personeelsvereniging academisch ziekenhuis Maastricht

 

Artikel 1 Reikwijdte en doelstelling van het protocol

 1.1      

Dit protocol is van toepassing op alle persoonsgegevens van een lid die door of namens de vereniging worden verwerkt.

 1.2      

Dit protocol heeft tot doel:

  1. de persoonlijke levenssfeer van leden, van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;
  2. te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;
  3. de rechten van leden, te waarborgen.

 Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

De verwerking geschiedt slechts ten behoeve van:

  1. de organisatie, de deelname aan activiteiten en/of reizen, de begeleiding van leden en vrijwilligers;
  2. het verstrekken of ter beschikking stellen van materialen;
  3. het vastleggen en innen van contributies
  4. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  5. de uitvoering of toepassing van een wettelijke regeling.

 Artikel 3 Verwerking van gegevens

Geen andere persoonsgegevens van een lid, worden verwerkt dan:

  1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
  2. woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens (zoals emailadres);
  3. gegevens benodigd voor het vertegenwoordigen van de vereniging.
  4. gegevens met het oog op het vastleggen en innen van contributies en bijdragen of vergoedingen voor verenigingsactiviteiten;
  5. andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling;
  6. een administratiecode ten behoeve van de verwerking van de gegevens onder a t/m c.

Artikel 4 Verstrekking van gegevens

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

  1. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van leden.
  2. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met activiteiten voor de vereniging (o.a.reisbureau, etc.) voor zover de gegevens relevant zijn voor de uitvoering van de activiteiten;

Artikel 5 Beveiliging en geheimhouding

5.1

Het bestuur draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

 5.2

Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal de beheerder via een coderings- en wachtwoordbeveiliging de verschillende functionarissen toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen.

 5.3

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit protocol en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit protocol de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

 Artikel 6 Bewaartermijn

6.1

De persoonsgegevens van het lid, worden verwijderd meteen bij beeindiging lidmaatschap tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter een wettelijke bewaarplicht.

 Artikel 7 Klachten

7.1

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit protocol niet door de vereniging worden nageleefd dient hij zich te wenden tot de voorzitter van het bestuur.

 7.2

Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, kan hij zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens. Dit college is te bereiken via Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via faxnummer 070-3811301 of emailadres mail@cbpweb.nl

 Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit protocol kan aangehaald worden als Privacy protocol Personeelsvereniging, verder bekend onder de naam PVA, en treedt in werking op  01 mei 2018.